Comme pour l’organisateur d’un débat ou d’une séance de dédicaces, le danger qui guette l’organisateur d’un "chat" événementiel est le déficit d’audience. En dehors de la problématique de la rentabilité de l’investissement consenti pour l’évènement, un "chat" désert est préjudiciable à double titre. Il place l’organisateur dans une situation inconfortable vis à vis de l’invité et d’autre part, le manque de participants risque de gêner la continuité du débat.
Cette difficulté à obtenir une audience intéressante est due au caractère synchrone de l’évènement, il est souvent difficile de rassembler à l’heure prévue un nombre important de participants. Il est en effet très courant que des individus aient pris connaissance de l’évènement et qu’ils soient intéressés, sans être pour autant présents au jour J et à l’heure H. Les personnes potentiellement intéressées ne sont pas en ligne ou disponibles au moment de la session de chat, ou plus simplement, elles ont oublié l’évènement.
Ce risque d’audience est évidemment plus ou moins fort selon l’audience habituelle de l’organisateur et la personnalité de l’invité.
Différentes mesures marketing peuvent donc être prises pour limiter le risque d’audience.
La promotion publicitaire de l’évènement
Le chat doit être naturellement promu sur le site de l’organisateur à l’aide des différents formats d’affichage disponibles et peut également pour certaines opérations donner lieu à des échanges ou à de l’achat d’espace publicitaire.
Cette promotion peut se faire quelques jours avant l’évènement, mais la souplesse d’utilisation des serveurs publicitaires permet également de diffuser des annonces dans les minutes qui précèdent et au moment même de l’évènement pour amener directement des internautes sur l’espace de chat. Cette annonce peut se faire en utilisant des pop-ups sur le site de l’organisateur.
Un exemple de promotion en temps réel par pop-up
La promotion par e-mail
Si l’organisateur dispose d’un portefeuille d’abonnés à une ou plusieurs newsletters, cet espace doit être utilisé pour promouvoir l’évènement sur les lettres habituelles ou par un envoi spécifique.
Lorsque les chats sont récurrents, il est possible de créer une lettre d’information spécifique informant les abonnés pour chaque évènement.
La mise en place d’un service d’alerte
Un autre mode d’utilisation de l’e-mail est de proposer un service d’alerte par e-mail qui permet de rappeler aux internautes intéressés la tenue de l’évènement. Selon les cas ou selon la volonté de l’internaute, un e-mail sera envoyé quelques heures avant l’évènement et/ou quelques minutes avant.
Un exemple de service d'alerte e-mail
La mise en place d’un service de collecte des questions
La possibilité de collecter des questions avant la séance présente un intérêt dans la mesure les questions permettront d’amorcer le débat, de préparer le travail de modération et d’augmenter les chances de participation des individus ayant posé une question à l’avance. C’est également l’occasion de leur proposer de souscrire à un service d’alerte e-mail.
L’incitation à la création d’une plage d’alerte dans Outllook
Un des facteurs de non participation étant tout simplement l’oubli de l’évènement, il est possible de proposer un lien qui va automatiquement bloquer une plage de rendez vous dans Outlook avec un texte pré-conçu.
De cette manière, l’individu se verra rappeler l’évènement une quinzaine de minutes avant. D’autre part, s’il attache suffisamment d’importance à l’évènement et utilise le calendrier pour son planning, il pourra veiller à ne rien prévoir sur cette plage horaire.
La proposition d'ajout dans Outlook
La mise en place d’un partenariat
L’organisation d’un chat évènementiel en co-branding avec un site spécialiste de ce type d’activité, comme par exemple Canalchat, peut être un moyen de s’assurer d’un relais de promotion de l’évènement auprès d’une population sensibilisée à ce type d’animation.
Enfin, pour un site n’ayant pas un potentiel d’audience très important et pour une première organisation, il peut parfois être prudent de prévoir la participation amicale de quelques "complices" qui permettront à coup sur la présence d’échanges.